Como dito na postagem anterior, utilizar Excel e ter conhecimento sobre as contas que a empresa tem a pagar e a receber são fatores muito importantes para iniciar o controle financeiro.
Antes de começarmos a falar de Demonstração de Resultado, fluxo de caixa e tudo o mais que envolve os de instrumentos de controle financeiro, vamos começar por uma etapa simples.
Sim, simples, mas muitos empreendedores deixam sua importância de lado ou para fazer depois, e esse "depois" nunca chega. Aliás, isso se chama PROCRASTINAÇÃO, que pode ser responsável pela perda de produtividade e crescimento tanto pessoal quanto empresarial e logo será tema de uma das postagens.
Mas retornemos ao contas a pagar e a receber.
Em meu ramo, salão de beleza, temos um giro de contas a receber normalmente a vista de pelo menos 60% do faturamento bruto, uma realidade diferente de muitas empresas que vendem parcelado com cheque ou cartões de crédito.
Torna-se fácil gerenciar quando boa parte do faturamento é á vista. Porém quando você tem mais de 50% do faturamento parcelado, é importante saber os custos totais da empresa no mês, para identificar se você tem capital de giro, conhecido também como CAPITAL CIRCULANTE LÍQUIDO.
Logo, chegamos á uma conclusão:
Regra número 1: para separar contas a pagar e a receber: O montante de contas a receber no mês, deve ser suficiente para pagar todos os custos de produção e administrativos da empresa. Entretanto, não basta ser o total de contas a receber, mas sim o montante a receber á vista.
Uma empresa que desconta cheques e faz a antecipação dos recebíveis em cartão de crédito, perde um valor considerável do faturamento, contribuindo para a diminuição do lucro.
A falta de gerenciamento de contas a pagar e a receber faz com que muitos empresários tenham que fazer empréstimos para pagar contas do mês, sem perceber que precisam urgentemente mudar suas ações afim de que a empresa não venha a falir por problemas financeiros.
Vamos á uma demonstração simplificada, sem considerar custos de abertura e investimento inicial no novo negócio:
Uma empresa de vestuário possui as seguintes contas a pagar:
R$ 3.000 Aluguel
R$ 7.500 Salários
R$ 1.200 Despesas com água, energia, telefone
R$ 15.000 Mercadorias Mensalmente e uma compra a cada 3 meses de R$ 50.000 parcelados em 3 meses
Total Custos R$ 26.700 + 16.666 do parcelamento = R$ 43.366
A mesma empresa aberta recentemente estima vender mensalmente R$ 45000. Porém seu faturamento nos três primeiros meses de funcionamento está dividido da seguinte forma:
R$ 26.000 á vista
R$ 9.000 de Crediário Próprio parcelado em 3 x. (R$ 3.000 por mês)
R$ 10.000 De pagamentos parcelado em 5x para compras acima de R$ 500,00. (R$ 2.000 por Mês)
Planilha:
Contas a Pagar JAN FEV MAR
26.700 43.366 43.366
Contas a Receber
A vista 26.000 26.000 26.000
Crediário 3.000 3.000 3.000
3.000 3.000
3.000 Cartão de Crédito 2.000 2.000 2.000
2.000 2.000
2.000
Total a Receber 31.000 36.000 46000
Com esta demonstração simplificada, verificou-se que no mês de Janeiro, a empresa tem saldo positivo de R$ 4.300, em Fevereiro saldo negativo de R$ 7.366 e em março saldo positivo de R$ 2.634.
Desconsiderando todas outras obrigações financeiras e o lucro neste exemplo, a empresa precisa ter uma reserva financeira para seu segundo mês de funcionamento. O saldo negativo é de R$ 7.366, sendo que o saldo positivo do mês anterior não foi suficiente para cobrir todas as despesas.
E mesmo que no terceiro mês, a empresa tenha saldo positivo, este também não é suficiente para pagar o saldo negativo do mês anterior. Além disso, ainda há possibilidade de ocorrer qualquer outro evento que gere um custo extra para a empresa fazendo que o gestor recorra a empréstimos para suprir a falta de dinheiro em caixa.
Sabendo agora da importância de identificar o total de contas a pagar e o total de contas a receber, já é possível começar uma organização financeira básica para seu pequeno negócio.
Essa dica vale para nossas contas pessoais, e como disse no início deste post, é importante o uso de uma planilha simples, um caderno ou caderneta, para que todas as despesas sejam anotadas e confrontadas com o que se recebeu no mês.
Essas anotações darão estimativas sobre como controlar as despesas no próximo mês.
No próximo post, Parte III, vou adentrar no assunto fluxo de caixa e capital de giro, sendo um dos temas mais procurados por pequenos empresários.
Adiantando sobre o próximo post, vou esclarecer algo: Para ter Capital de Giro, não se faz empréstimo. O capital de giro deve ser muito bem administrado, planejado sobre como obtê-lo. Caso a empresa precise de empréstimo para capital de giro, o conceito está errado; A empresa precisa de empréstimo para Investimentos em seus negócios. O capital de Giro deve ser gerado pela empresa através de uma administração rentável.
Recorrer á empréstimos para pagamento de despesas mensais, é um erro e o "início do fim" da empresa.
Obrigada,
Até a próxima!!
Sheila Santos
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